Memulai Karir sebagai Seorang Customer Service

4:33 AM

Seringkali seorang lulusan baru memandang sebelah mata tawaran pekerjaan sebagai seorang Customer Service Representative. Asumsi-asumsi berlebihan kerap kali muncul dari pikiran seorang lulusan baru yang berharap lebih setelah keluar dari Universitas. Alih-alih ingin mengejar passion atau memandang sebelah mata posisi customer service, tidak jarang seorang lulusan baru (bahkan dari Universitas ternama) menyandang status pengangguran. Posisi Customer Service dengan job desk melayani customer di layer terdepan membuat seseorang harus tampil secara maksimal untuk memberikan pelayanan. Hal tersebut kadang dianggap remeh oleh seseorang karena terlalu banyak tampil dengan banyak resiko pekerjaan yang harus dihadapi. Seperti, dimarahi customer yang tidak puas dengan pelayanan atau menghadapi customer dengan skala prioritas tinggi yang begitu banyak maunya. Hal-hal seperti itulah yang membuat seorang lulusan baru mengurungkan niat untuk bekerja sebagai seorang customer service. 

http://isngs.com/
Begitu banyak asumsi yang datang di kepala seorang pencari kerja, pada akhirnya para pencari kerja mengurungkan niatnya untuk memenuhi panggilan interview untuk posisi Customer Service (CS). Setelah Memulai Karir sebagai Agent Call Center, kali ini saya akan bercerita tentang serba-serbi menjadi seorang Customer Service. Customer Service adalah mereka yang bekerja di layer terdepan atau disebut juga dengan Front Line, yang berhadapan langsung untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan, klien, ataupun nasabah. Seorang CS merupakan pejuang perusahaan di garda terdepan. Melalui mereka, citra perusahaan bisa terbentuk dari penilaian kepuasan layanan yang diberikan. Selain memberikan pelayanan, CS merupakan media komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan. Selain media digital, mulai dari program, promo, maupun kebijakan perusahaan dikomunikasikan oleh para CS. 

Fungsi kerja CS memang terlihat rumit di depan, namun sesungguhnya menjadi CS bisa dijadikan wadah pembelajaran bagi lulusan baru yang ingin terjun ke dunia pekerjaan. Mengapa? Menjadi CS merupakan pekerjaan yang cukup berat karena hal tersebut menyangkut citra perusahaan maupun citra suatu pihak lainnya. Kalau kamu seorang lulusan baru dan ingin menjajal posisi customer service sebagai start up karir kamu, berikut hal-hal penting yang harus kamu ketahui dari seorang Customer Service.

a. Berpenampilan menarik 

Gambar ini hanya ilustrasi
Source : http://wolipop.detik.com/
Seringkali kita melihat salah satu persyaratan untuk menjadi seorang CS adalah berpenampilan menarik. Penampilan menarik disini maksudnya bukan penampilan dengan tinggi semampai, kulit putih bersinar layaknya jus bengkoang, hidung mancung seperti hidung cewek-cewek Arab, kelopak mata double eyelid, atau gigi yang rapih. Sekedar klarifikasi, berpenampilan menarik tidak selalu dilihat dari kriteria fisik secara "kasar". Kamu tidak harus berkulit putih langsat jus bengkoang, atau hidup mancung 5CM, atau susunan gigi yang rapih seperti Willy Wonka dalam film charlie and chocolate factory. Bukan seperti itu, berpenampilan menarik adalah bagaimana kamu menjaga penampilan untuk tetap good looking, rapih, dan terlihat menarik. Menarik pada skala masing-masing orang cukup berbeda loh. Sedangkan menurut saya, untuk menjadi seorang Customer Service yang harus kamu perhatikan adalah kesehatan kulit maupun kulit wajah kamu yang menjadi asset bagi pekerjaan yang kamu jalani. Jangan kaget, memang begitulah kehidupan. Kalau ada yang bilang don't judge a book from its cover, menjadi customer service adalah suatu keharusan untuk kamu menjaga wajahmu agar tetap sehat, dan berkilau di mata pelanggan. Mungkin kamu bisa menambahkan efek flashlight supaya ada sinar-sinarnya waktu kamu menghadapi customer. 

b. Rasa kepedulian yang tinggi 
Kalau kamu bukan tipe orang dengan kepedulian tinggi terhadap orang lain, lebih baik kamu mundur saja dari posisi CS, kemudian menjadi juragan kontrakan yang kerjanya nagih uang kontrakan kalau sudah jatuh tempo. Menjadi seorang CS membutuhkan rasa kepedulian tinggi kepada orang lain. Kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama bagi seorang CS. Seorang CS harus bisa mengutamakan kenyamanan customer terlebih dahulu meskipun harus mengorbankan sedikit effort baik berupa pekerjaan yang lebih maupun perasaan yang kadang memang sedikit menguras emosi. Bagi kamu yang memang memiliki sifat yang cuek atau tidak terlalu peduli, pekerjaan menjadi seorang CS bisa menjadi ladang pembelajaran atau justru bisa kamu hindari jika memang kamu merasa tidak bisa meningkatkan rasa kepedulian. Selain rasa kepedulian yang tinggi untuk pelanggan, menjadi seorang CS akan meningkatkan kapasitas kamu menjadi pribadi yang lebih peduli, atau justru kritis terhadap pelayanan-pelayanan yang kamu dapatkan saat kamu menjadi seorang pelanggan suatu produk. 

c. Menjadi pendengar yang baik
Mendengar keluhan, pertanyaan, atau kebutuhan-kebutuhan customer yang beragam adalah salah satu kunci untuk menjadi seorang customer service. Kalau kamu sudah memiliki rasa kepedulian yang tinggi, sudah pasti kamu akan menjadi pendengar yang baik karena kamu memang peduli dengan kebutuhan customer. Pendengar yang baik bukan hanya mampu mendengarkan keluh kesah customer saja, tapi juga mendengar dengan cermat untuk memberikan solusi terbaik apa yang bisa diberikan.

d. Kemampuan multitasking yang baik 
Sama dengan agent Call Center, seorang CS dituntut untuk memiliki kemampuan multitasking yang baik karena pekerjaan yang dijalani menuntut penyelesaian masalah dengan banyak hal yang harus dilakukan. Mulai dari penggunaan aplikasi pendukung, sampai kemampuan analisis permasalahan juga diperlukan untuk melengkapi multitasking skill ini. 

e. Bekerja cepat, cermat, dan cerdas
Kata siapa menjadi CS hanya sekedar melayani? Nyatanya kebanyakan seorang CS bisa jadi lebih cerdas ketimbang leader atau atasannya. Mengapa? Dihadapkan dengan banyak jenis pelanggan yang memiliki varian masalah membuat seorang CS menjadi lebih berpengalaman ketimbang posisi lainnya. Karena itulah, seorang CS dituntut untuk bekerja secara cepat (dimana pelanggan membutuhkan service yang cepat), bekerja secara cermat, dan yang terpenting adalah bekerja cerdas. Bekerja cerdas merupakan bagian dari inovasi dimana seorang CS bisa menyelesaikan keluhan dengan banyak jalan. Jangan takut, biasanya keluhan pelanggan tidak terlalu beragam. Selalu ada top 10 case yang "itu-itu saja" pada produk yang dijual perusahaan. Hal yang "itu-itu saja" akan membuat seorang CS menjadi mudah memahami dan mudah menyelesaikan keluhan pelanggan. 

f. Profesionalisme 
Dituntut untuk bekerja secara profesional memang bukan hanya berlaku bagi seorang CS saja. Menjadi seorang profesional adalah tuntutan bagi semua posisi pekerjaan. Namun, penting bagi seorang CS untuk profesional menjalani pekerjaannya karena seorang CS berhadapan langsung dengan pelanggan. Tentunya seorang manusia pasti punya perasaan sakit ataupun merasa terhina ketika menghadapi komplain pelanggan yang berujung pada caci maki atau hinaan. Satu hal yang harus dilakukan sebagai seorang CS, jadilah seorang profesional yang memasang kuping tembok ketika mendengar kata-kata atau perilaku yang tidak menyenangkan dari pelanggan. 

g. Menguasai informasi produk 

http://isngs.com/
Kamu gak akan tau apa yang akan ditanyakan pelanggan yang kamu layani. Memang sih, terdengar berat ketika seorang CS diharuskan menguasai product knowledge dari perusahaan tempatnya bekerja. Ditambah lagi jika perusahaan tempatnya bekerja memiliki ratusan produk yang dijual di pasar. Tapi memang begitulah kenyataannya, pelanggan tidak mau tau seberapa banyak produk yang dijual, yang pelanggan mau tau hanyalah jawaban dari pertanyaan maupun keluhan yang diadukan ke seorang CS. Penguatan knowledge seorang CS memang tidak hanya didukung dari pribadi si CS saja yang dituntut untuk selalu update dan selalu ingin tahu, dukungan sistem informasi yang kuat dari internal perusahaan juga dituntut agar informasi produk perusahaan mampu diakses dengan baik oleh para CS. Meluangkan waktu untuk me-refresh informasi ketika menjadi seorang CS memang suatu kewajiban. Salah sedikit, informasi yang diberikan pelanggan juga akan salah dan berujung pada komplain berulang atau ketidakpuasan pelanggan karena diberikan informasi yang salah. 

Pada akhirnya, menjadi seorang CS profesional memang membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Perusahaan juga harus tau bahwa pekerjaan seorang CS bukan hanya sekedar meneruskan keluhan pelanggan ke internal perusahaan, tapi juga menjawab semua pertanyaan-pertanyaan yang diajukan ke CS. Hal tersebut tentu bukan hal yang instant dan dapat dikuasai oleh seorang CS yang baru masuk 1 bulan lalu. Seringkali para senior tidak mendidik para junior dengan baik. Bagaimanapun, bayi yang baru lahir gak akan bisa langsung lari. 

Customer Service memang sebuah pekerjaan yang cukup menantang. Banyak pelajaran yang dapat diperoleh untuk meningkatkan kualitas atau kapasitas seorang pekerja. Tidak jarang seorang CS akan mendapat promosi jabatan menjadi leader atau supervisor pada divisinya, yang terpenting adalah tetap memberikan yang terbaik (service from heart). Sisanya, serahkan pada takdir yang sudah digariskan untuk kita. Biasanya bekerja menjadi seorang CS paling lama 2-3 tahun karena perusahaan tentu akan selalu menampilkan wajah-wajah baru yang fresh untuk posisi terdepan dalam perusahaan. Jika dalam waktu 2-3 tahun kamu masih di posisi yang sama, tidak salah untuk menjajal recruitment lain di posisi yang berbeda untuk meng-upgrade skill kamu atau justru pindah perusahaan untuk posisi yang lebih baik lagi. 

Sesuatu yang bernilai tidak akan datang dengan mudah. -Anonim 



Baca juga :



You Might Also Like

0 comments